En la doctrina tradicional se ha definido al documento público como que son autorizados por un funcionario público competente, con las solemnidades requeridas por la ley.
La jurisprudencia venezolana
expresa que documento público es aquel que es autorizado por funcionario
competente para dar fe pública y que tiene como finalidad comprobar la
veracidad de los actos que ella contiene y la firma de las que intervienen.
Nuestra legislación en el Código Civil en el art. 1357 define al documento público de la siguiente manera: Instrumento publico o autentico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un juez u otro funcionario o empleado público que tenga facultad para darle fe pública, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado.
Puede observarse que el
legislador acogió el criterio tradicional y simplifico a lo esencial la
definición.
Con relación al documento
privado por argumento en contrario o de exclusión pudiera decirse que es todo
aquel que no puede ser catalogado como público.
DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO PÚBLICO Y DOCUMENTO PRIVADO
El documento público es
presenciado y autorizado por funcionario público competente; mientras que el
documento privado se da solo en la esfera privada de los intervinientes sin ser
presenciado o autorizado por funcionario público competente.
El documento público hace
plena fe entre las partes y frente a terceros; el documento privado tiene
fuerza solo entre las partes y no frente a terceros.
El documento público tiene
requisitos formales que debe cumplir para que tenga validez; mientras que el
documento privado no está sometido a ningún tipo de requerimiento formal.
El documento público hace fe
ab initio erga omnes, mientras que el documento privado para tener igual fuerza
probatoria tiene que ser reconocido ante funcionario competente.
El documento público es base
imprescindible para los procedimientos ejecutivos; mientras que el documento
privado no tiene ese carácter o alcance.
La impugnación de documento
se hace mediante un procedimiento de tacha y puede hacerse por vía principal;
mientras que el documento privado se puede desconocer, no obstante puede
tacharse.
CONDICIONES NECESARIAS PARA
LA EXISTENCIA, VALIDEZ Y EFICACIA PROBATORIA DEL DOCUMENTO PÚBLICO
Tratar el
problema de los requisitos de efectividad plena de un documento público, hace
que se toque todo lo relacionado con su existencia, su validez jurídica y su
eficacia probatoria. Son estos tres elementos que deben coexistir para que
pueda ser apreciado como instrumento probatorio. Se examina cada uno de ellos así:
REQUISITOS DE EXISTENCIA
JURÍDICA DEL DOCUMENTO PÚBLICO
a) Que
represente un hecho cualquiera. Debe contener una representación de un
pensamiento, de una voluntad, de expresión del intelecto humano sobre
cuestiones de hecho o derecho, que tengan interés de registrar para efectos
futuros.
b) Que el acto sea
autorizado por funcionario público competente. El funcionario, conforme a la
legislación nacional, puede ser un registrador, un notario o un juez; debe
agregarse que el funcionario debe estar en sus funciones.
c) Que el documento sea
autorizado en el lugar en el que el funcionario ejerza sus funciones. Esto en
virtud de la competencia territorial.
d) La firma del instrumento.
Este es un requisito imprescindible para la existencia del documento público.
Pueden colocársele las huellas de las personas que no supieren firmar y persona
de confianza firmara a ruego, circunstancia que debe mencionarse.
REQUISITOS DE VALIDEZ
PROBATORIA DEL DOCUMENTO PÚBLICO
a) Que el documento sea
elaborado con consentimiento de las partes. No puede originarse en un acto de
violencia o coacción física o moral.
b) Que sea aportado al
proceso de una forma legítima. Esto en consecuencia del principio de la licitud
de la prueba, pues, tiene que ser obtenida y aportada al proceso bajo formas
legales.
c) Que se cumplan las
formalidades exigidas por la ley para la formación del documento. Estas son:
1) Presencia del funcionario
que autoriza el acto.
2) Presencia de los
otorgantes y los testigos.
3) Fe de conocimiento de los
otorgantes y de los testigos.
4) Calificación del acto.
5) Lectura del documento.
6) Consentimiento de los
otorgantes.
7) Dación de fe por parte del
funcionario competente.
8) Firma de los que
intervienen en la formación del documento.
9) Existencia de un
protocolo.
d) Que se hayan cumplido los
requisitos exigidos por la ley para su expedición. Cuando se trate de copias
certificadas estas deben ser expedidas conforme a las formalidades de ley.
e) La licitud o de la causa
del acto documentado. Esto ha sido objeto de discusión. Es claro que hay una
confusión entre acto y documento. No hay dudas que el acto que se forma sobre
la base de un objeto o causa ilícita es nulo, pero no el documento. Este último
tiene existencia y puede tener valor probatorio, precisamente, para probar la
ilicitud. También puede ocurrir que el acto sea válido, pero sea nula la forma
como se formo el documento. Hay que tener cuidado en la precisión de este
requisito de validez del documento.
Requisitos para la eficacia
probatoria del documento.
a) Que este establecida o
presumida su autenticidad. Esta autenticidad puede estar legalmente presumida o
valorada como prueba. En el C.C en el art. 1359 se establece que el instrumento
público hace plena fe, mientras no sea declarado falso. Allí hay, pues, una
presunción de autenticidad.
b) Cuando se trate de
instrumentos otorgados en el exterior se cumplan sus especiales requisitos para
su elaboración y autenticidad.
c) Que el contenido mismo
del documento sea convincente. El documento debe tener claridad y precisión en
su contenido y que tenga relación con lo que se pretende probar.
d) Que no haya prueba
legalmente valida en contra. El contenido o el acto mismo pueden ser
desvirtuados por otras pruebas. Puede ser tachado el documento y demostrada la
tacha con otras pruebas; puede haber confesión en contra que desvirtué el acto
o el contenido, pueden haber experticia, pruebas de testigos y otros medios.
Todo depende de lo que se discuta en el proceso.
e) Que se haya hecho el
registro o asentamiento bajo las condiciones exigidas por la ley.
f) Que este completo sin alteraciones,
mutilaciones o tachaduras que alteren su contenido.
Tipos de documento público
1) Registrales: son
aquellos que en estrictos sentido son protocolizados en cuanto a derechos
inscritos. Conforme a la Ley de Registro Público del Notariado el sistema
registral está conformado por:
a) Registro Inmobiliario
establecido en el art. 43 de esta ley.
b) Registro Mercantil al
cual se define su objeto en el art. 49.
c) Registro Civil sus
competencias están definidas en los art. 63 y 64.
d) Notariales, sus
competencias están definidas en los arts. 74, 75 y 76.
2) Administrativos: son los
autorizados por funcionarios de la administración pública, de cualquier,
siempre en el marco de su competencia y con las solemnidades legales.
Hay que distinguir en los
documentos administrativos entre original y certificación. Original es el que
emana de la autoridad competente dejándose copia en el archivo o expediente y
queda incorporado, pudiéndose librar certificaciones que se entreguen a los
particulares.
3) Judiciales: son aquellos que emanan de una autoridad judicial. Tiene que distinguirse entre el original de la resolución o de la actuación judicial, que deberá contar en el libro diario del tribunal y en respectivo expediente, y las certificaciones. Conforme al art. 111 del CPC, las copias certificadas expedidas por el Secretario hacen fe, de ella podrá exigirse su confrontación con la original. Exige el art. 112 ejusdem que las copias que expida el Secretario se otorgaran previo decreto autorizativo del juez, que deberá insertarse al pie de la copia.
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