En la doctrina tradicional se ha definido al documento público como que son autorizados por un funcionario público competente, con las solemnidades requeridas por la ley.

  La jurisprudencia venezolana expresa que documento público es aquel que es autorizado por funcionario competente para dar fe pública y que tiene como finalidad comprobar la veracidad de los actos que ella contiene y la firma de las que intervienen.

  Nuestra legislación en el Código Civil en el art. 1357 define al documento público de la siguiente manera: Instrumento publico o autentico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un juez u otro funcionario o empleado público que tenga facultad para darle fe pública, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado.

  Puede observarse que el legislador acogió el criterio tradicional y simplifico a lo esencial la definición.

  Con relación al documento privado por argumento en contrario o de exclusión pudiera decirse que es todo aquel que no puede ser catalogado como público.

DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO PÚBLICO Y DOCUMENTO PRIVADO

  El documento público es presenciado y autorizado por funcionario público competente; mientras que el documento privado se da solo en la esfera privada de los intervinientes sin ser presenciado o autorizado por funcionario público competente.

  El documento público hace plena fe entre las partes y frente a terceros; el documento privado tiene fuerza solo entre las partes y no frente a terceros.

  El documento público tiene requisitos formales que debe cumplir para que tenga validez; mientras que el documento privado no está sometido a ningún tipo de requerimiento formal.

  El documento público hace fe ab initio erga omnes, mientras que el documento privado para tener igual fuerza probatoria tiene que ser reconocido ante funcionario competente.

  El documento público es base imprescindible para los procedimientos ejecutivos; mientras que el documento privado no tiene ese carácter o alcance.

  La impugnación de documento se hace mediante un procedimiento de tacha y puede hacerse por vía principal; mientras que el documento privado se puede desconocer, no obstante puede tacharse.

CONDICIONES NECESARIAS PARA LA EXISTENCIA, VALIDEZ Y EFICACIA PROBATORIA DEL DOCUMENTO PÚBLICO

  Tratar el problema de los requisitos de efectividad plena de un documento público, hace que se toque todo lo relacionado con su existencia, su validez jurídica y su eficacia probatoria. Son estos tres elementos que deben coexistir para que pueda ser apreciado como instrumento probatorio. Se examina cada uno de ellos así:

REQUISITOS DE EXISTENCIA JURÍDICA DEL DOCUMENTO PÚBLICO

a) Que represente un hecho cualquiera. Debe contener una representación de un pensamiento, de una voluntad, de expresión del intelecto humano sobre cuestiones de hecho o derecho, que tengan interés de registrar para efectos futuros.

b) Que el acto sea autorizado por funcionario público competente. El funcionario, conforme a la legislación nacional, puede ser un registrador, un notario o un juez; debe agregarse que el funcionario debe estar en sus funciones.

c) Que el documento sea autorizado en el lugar en el que el funcionario ejerza sus funciones. Esto en virtud de la competencia territorial.

d) La firma del instrumento. Este es un requisito imprescindible para la existencia del documento público. Pueden colocársele las huellas de las personas que no supieren firmar y persona de confianza firmara a ruego, circunstancia que debe mencionarse.

REQUISITOS DE VALIDEZ PROBATORIA DEL DOCUMENTO PÚBLICO

a) Que el documento sea elaborado con consentimiento de las partes. No puede originarse en un acto de violencia o coacción física o moral.

b) Que sea aportado al proceso de una forma legítima. Esto en consecuencia del principio de la licitud de la prueba, pues, tiene que ser obtenida y aportada al proceso bajo formas legales.

c) Que se cumplan las formalidades exigidas por la ley para la formación del documento. Estas son:

1) Presencia del funcionario que autoriza el acto.

2) Presencia de los otorgantes y los testigos.

3) Fe de conocimiento de los otorgantes y de los testigos.

4) Calificación del acto.

5) Lectura del documento.

6) Consentimiento de los otorgantes.

7) Dación de fe por parte del funcionario competente.

8) Firma de los que intervienen en la formación del documento.

9) Existencia de un protocolo.

d) Que se hayan cumplido los requisitos exigidos por la ley para su expedición. Cuando se trate de copias certificadas estas deben ser expedidas conforme a las formalidades de ley.

e) La licitud o de la causa del acto documentado. Esto ha sido objeto de discusión. Es claro que hay una confusión entre acto y documento. No hay dudas que el acto que se forma sobre la base de un objeto o causa ilícita es nulo, pero no el documento. Este último tiene existencia y puede tener valor probatorio, precisamente, para probar la ilicitud. También puede ocurrir que el acto sea válido, pero sea nula la forma como se formo el documento. Hay que tener cuidado en la precisión de este requisito de validez del documento.

Requisitos para la eficacia probatoria del documento.

a) Que este establecida o presumida su autenticidad. Esta autenticidad puede estar legalmente presumida o valorada como prueba. En el C.C en el art. 1359 se establece que el instrumento público hace plena fe, mientras no sea declarado falso. Allí hay, pues, una presunción de autenticidad.

b) Cuando se trate de instrumentos otorgados en el exterior se cumplan sus especiales requisitos para su elaboración y autenticidad.

c) Que el contenido mismo del documento sea convincente. El documento debe tener claridad y precisión en su contenido y que tenga relación con lo que se pretende probar.

d) Que no haya prueba legalmente valida en contra. El contenido o el acto mismo pueden ser desvirtuados por otras pruebas. Puede ser tachado el documento y demostrada la tacha con otras pruebas; puede haber confesión en contra que desvirtué el acto o el contenido, pueden haber experticia, pruebas de testigos y otros medios. Todo depende de lo que se discuta en el proceso.

e) Que se haya hecho el registro o asentamiento bajo las condiciones exigidas por la ley.

f) Que este completo sin alteraciones, mutilaciones o tachaduras que alteren su contenido.

Tipos de documento público

1) Registrales: son aquellos que en estrictos sentido son protocolizados en cuanto a derechos inscritos. Conforme a la Ley de Registro Público del Notariado el sistema registral está conformado por:

a) Registro Inmobiliario establecido en el art. 43 de esta ley.

b) Registro Mercantil al cual se define su objeto en el art. 49.

c) Registro Civil sus competencias están definidas en los art. 63 y 64.

d) Notariales, sus competencias están definidas en los arts. 74, 75 y 76.

2) Administrativos: son los autorizados por funcionarios de la administración pública, de cualquier, siempre en el marco de su competencia y con las solemnidades legales.

  Hay que distinguir en los documentos administrativos entre original y certificación. Original es el que emana de la autoridad competente dejándose copia en el archivo o expediente y queda incorporado, pudiéndose librar certificaciones que se entreguen a los particulares.

3) Judiciales: son aquellos que emanan de una autoridad judicial. Tiene que distinguirse entre el original de la resolución o de la actuación judicial, que deberá contar en el libro diario del tribunal y en respectivo expediente, y las certificaciones. Conforme al art. 111 del CPC, las copias certificadas expedidas por el Secretario hacen fe, de ella podrá exigirse su confrontación con la original. Exige el art. 112 ejusdem que las copias que expida el Secretario se otorgaran previo decreto autorizativo del juez, que deberá insertarse al pie de la copia.