La prueba documental es uno de los medios disponibles para demostrar la veracidad de un hecho alegado, por cuanto la información que consta en documentos o escritos puede ser valorada por el juzgador como muestra veraz de la autenticidad de un hecho. 


¿QUE ES UN DOCUMENTO? 

    Es todo objeto o cosa producto de un acto humano, que representa un hecho del mundo exterior. 

EL DOCUMENTO COMO PRUEBA.

    Es un medio de prueba Judicial, consistente en un objeto o cosa producto de un acto humano, que representa un hecho del mundo exterior que tiene significación probatoria dentro de un proceso para demostrar y convencer al juzgador de la existencia u ocurrencias de hechos jurídicos en el pasado, presente o futuro.

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS COMO PRUEBA JUDICIAL:

- Es un objeto o cosa. 

- Debe ser producto de un acto humano 

- Debe ser representativo de un hecho pasado, presente o futuro. 

- Debe ser extra-procesal, el hecho debe haber ocurrido antes del proceso, es decir, que tenga significado probatorio y guarde relación con los hechos controvertidos en el proceso. 

REQUISITOS DE VALIDEZ DE LOS DOCUMENTOS EN EL PROCESO: 

- Que se trate de un documento que se haya realizado en forma consciente y sin coacción, es decir, que los hechos constitutivos, extintivos, impeditivos, o modificativos incluso aclaratorios de las relaciones jurídicas no pueden ser producto de actos de violencia, dolo, coacción, sino que deben ser elaborados de manera consciente y libre de quienes emanan. 

- Que se hayan aportado al proceso en tiempo útil y en forma legítima. Vale decir, en la oportunidad procesal establecida. 

- Que de tratarse de instrumentos públicos copias o cualquier otro medio de reproducción se haya dado cumplimiento a los requisitos establecidos en la ley, se cumplan las formalidades ante el funcionario público que debe expedirlas, sin lo cual no será válida la prueba escrita. 

REQUISITOS PARA QUE TENGA EFICACIA PROBATORIA: 

- Que se encuentre establecida su autenticidad, es decir, que se demuestre su certeza o certidumbre, de lo contrario carecerá de eficacia probatoria no dejando lugar a dudas a cerca de su verdad. 

- Que el documento sea idóneo o conducente para demostrar los hechos que alega en el proceso. 

- Que el documento sea reproducido en el proceso sin alteraciones, tachaduras o enmendaduras 

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: 

- Representativos: Son aquellos que contienen la representación determinada de un hecho pasado, presente o futuro, proveniente de un acto humano o de la naturaleza que pueden llevar al juzgador sobre la ocurrencia, existencia o no de un hecho, que se debata en un proceso judicial tales como los hechos reflejados en fotografías, calcos, planos, postales, mapas. 

- Declarativos: Son aquellos que tienen la declaración realizada por personas, tales como escritos, filmaciones, cintas, discos, vídeos, dvd, CD, pendriver, o cualquier otro tipo de cosa u objeto capaz de contener o reproducir declaraciones de ciencia o conocimientos de carácter narrativa, constitutivas, cuando contienen actos de voluntad para producir determinados efectos jurídicos, como documentos, testamentos, testimoniales o confesorios. 

- Instrumentales y no instrumentales: Si el documento adopta carácter escrito estamos en presencia de instrumentos.Que a su vez pueden ser Públicos o Privados. En tanto, que si no adoptan tal carácter, estamos en presencia de documentos no instrumentales o documentos. 

- Negóciales y no negóciales: Se distingue si contiene o no un negocio jurídico. 

- Auténticos y no auténticos: Según se trate de documentos o instrumentos que gocen de autenticidad, se haya producido su veracidad o autenticidad en el proceso, bien por falta de impugnación, desconocimiento, tacha o prueba en contrario, según cada caso, o bien por haberse demostrado su autenticidad luego de impugnado. De esta manera, el documento o instrumento autentico se refiere que son capaces de producir efectos probatorios plenos en el proceso Judicial, no dejando lugar a dudas a cerca de su verdad y de las declaraciones en él contenidas tratándose de instrumentos públicos negóciales o administrativos que gozan de presunción de autenticidad desde el mismo momento de su otorgamiento, o de instrumentos privados cuya autenticidad puede adquirirse cuando no sean desconocidos, ni tachados en tiempo oportuno, o, cuando luego de producido, el desconocimiento o tacha su autenticidad es demostrada posteriormente con las pruebas pertinentes del caso. 

    Luego, el carácter de auténtico a que se refiere esta clasificación esta relacionado con el valor probatorio del instrumento especialmente con la certeza del mismo, demostrativo de las relaciones negóciales o no negóciales contenidas en ellas, y no se identifica con la presencia funcionario público en su realización, que obedece a la clasificación de Los instrumentos públicos, los cuales son equiparados con los auténticos conforme a lo previsto en el articulo 1.357 del Código Civil, pero si bien es cierto el legislador identifica la condición de público con auténtico para referirse al instrumento caracterizado por la presencia del funcionario público, debemos aclarar, que fuera de ello, podemos referirnos a instrumentos privados que también tienen el carácter de auténtico fehacientes, cuando no es cuestionable legitimidad, genuinidad, bien por no haber sido cuestionada su legitimidad, o que la misma ha sido demostrada luego de cuestionada, de manera que el instrumento público es auténtico. el instrumento auténtico, no necesariamente tiene que ser público. 

- Públicos o privados, públicos negóciales y administrativos: Según intervenga en su formación un funcionario público y se llenen requisitos de ley, podrían clasificarse los documentos o instrumentos de manera, siendo esta la clasificación de carácter sustantivo. 

    Por su parte, el instrumento público puede adoptar la condición de negocial, si contienen o no un negocio o relación jurídica o, administrativo cuando no contiene un negocio jurídico. Luego, el instrumento público administrativo, es aquel emanado de funcionarios públicos, pero de administración pública, en el ejercicio de sus funciones y en la forma exigidos por la ley, donde se representan actos provenientes, emanados y realizados por la administración pública, sea nacional, estadal o municipal, pues ante ellas, bien los administrados actúan, actuaciones que deben documentarse o, la propia administración actúa aún sin la petición e intervención de administrados, lo cual igualmente debe ser documentado (principio de documentación) formándose esta sub-especie de instrumentos denominado administrativos no negóciales, que contienen los actos realizados en y por la administración pública en sus tres niveles. 

En este sentido, los instrumentos públicos administrativos, contienen la actuación de la administración pública (con o sin intervención de los administrados).

- Ad probationem o ad solemnitatem: Según el documento o instrumento sean fundamentales o esenciales, no solo para demostrar el hecho documentado (representado) sino para que el acto exista como tal, se habla de documentos o instrumentos ad probationem, vale decir, que el acto documentado existe y es válido, indistintamente de la existencia o no del documento o instrumento, el cual solo sirve para demostrar la existencia del hecho documentado; en tanto que se habla de documento ad solemnitatem cuando el documentado no solo sirve para demostrar la existencia del acto documentado, sino que sin su existencia, no habrá acto como tal, como sucede en materia de garantía hipotecaria, capitulaciones matrimoniales. De esta manera el artículo 1.355 del Código Civil, señala: El instrumento redactado por las partes y contentivo de sus declaraciones es solo un medio probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del hecho jurídico que está destinado a probar, salvo los casos en que el instrumento se requiera como solemnidad del acto. 

    BELLO LOZANO, al referirse a esta clasificación, expresa que atendiendo a la función e importancia en las relaciones jurídicas, se clasifican los documentos tanto públicos como privados, en ad probationem, cuando sirven para demostrar la relación jurídica que diera lugar a su nacimiento y las convenciones en el con­tenidas; y ad solemnitatem, cuando resultan imprescindibles para darle validez a la relación jurídica y sin su formación, el acto es considerado inexistente. 

- Dubitados e indubitados: Según si los documentos, especialmente los instrumentos privados, requieren ser o no cotejados para demostrar su autenticidad, luego de haberse producido su desconocimiento, los mismos puede ser dubitados, vale decir, desconocidos y que requieren de cotejo e indubitados los cuales son auténticos, que no requieren de cotejo y que sirven para ser cotejados con los dubitados para determinar la autenticidad de éstos últimos. Luego, conforme a lo previsto en el artículo 448 del Código de Procedimiento Civil, se consideran instrumentos indubitados los siguientes: 

* Los instrumentos que las partes reconozcan como tales, de común acuerdo. ~ Los instrumentos firmados ante un Registrador u otro funcionario público. 

* Los instrumentos privados reconocidos por la persona a quien se atribuya el que se trate de comprobar, pero no aquellos que ella misma haya negado, o no reconocido, aunque precedentemente se hubieran declarado como suyos. 

* La parte reconocida o no negada del mismo instrumento que se trate de comprobar. 



JURISPRUDENCIA QUE ESTABLECE DIFERENCIA ENTRE INSTRUMENTO PUBLICO Y AUTENTICO 

DIFERENCIA ENTRE INSTRUMENTO PUBLICO Y AUTENTICO 

SALA DE CASACIÓN CIVIL 

Magistrado Ponente: CARLOS OBERTO VÉLEZ 


Para decidir, se observa: 

A efectos de la verificación de lo denunciado y en razón de haberse auxiliado el recurrente con el artículo 320 del Código Adjetivo Civil, bajará la Sala a realizar el análisis de los documentos señalados; no sin antes reproducir el contenido del artículo 1.357 del Código Civil, el cual señala cuáles instrumentos pueden considerarse como públicos, dado que cumplieron, en su creación, con los requisitos que allí se señalan. Reza asi el mencionado artículo: 

“Artículo 1.357º.- Instrumento público o auténtico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado público que tenga facultad para darle fe pública, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado”. 

Sobre esta materia, la Sala, ratificando su decisión de fecha 27 de abril del 2000, en sentencia del 5 de abril del año que discurre, en el juicio de Rafael Antonio Macías Mata y otro contra Vittorio Piaccentini Pupparo, expediente Nº 99-911, sentencia Nº 65, bajo la ponencia del Magistrado que con tal carácter suscribe ésta, señaló:

“...En este orden de ideas, del contenido del artículo 1.357 del Código Civil, es preciso hacer la siguiente distinción: documentos públicos, son aquellos que deben estar revestidos, al momento de su otorgamiento, de todas las solemnidades que la ley establece al efecto, y en cuya formación interviene un funcionario con la facultad de darle fe publica, la que alcanzará inclusive su contenido. Este documento público, es también auténtico. Ahora bien, existe otra categoría de instrumentos que se reputan auténticos, son aquellos que aun cuando deben ser otorgados ante un funcionario que de fe pública, éste sólo dejará constancia de que los interesados se identificaron ante él y firmaron en su presencia, este personero no interviene en ningún modo en la elaboración del documento; tampoco deja constancia del contenido del mismo. 

La redacción del citado artículo 1.357 del Código Civil, pudiera llevar a pensar que el documento público y el auténtico, son análogos, esto no es así y debe entenderse que el documento público por estar revestido de todas las formalidades para su perfeccionamiento, es también un documento auténtico. Sin embargo el documento autenticado es aquél, que se presenta ante un funcionario revestido de autoridad para otorgar fe pública (notario), a fin de que éste deje constancia que los firmantes se identificaron en su presencia y ante él suscribieron el instrumento, ya redactado previamente. Esta función está atribuida a los Notarios Públicos cuya actuación debe regirse por el Reglamento de Notarías Públicas. Aun asi, nada obsta para que un ciudadano pueda escoger otorgar un poder ante un Registrador, por ejemplo, en este último caso, el documento deberá considerarse, además de auténtico, público, sometido a las previsiones del artículo 1.357 del Código Civil mencionado....” 

Así mismo, se hará referencia a la doctrina autoral patria, en la voz de eminentes tratadistas, entre éllos Jesús Eduardo Cabrera R. y Allan Brewer Carías, quienes han opinado sobre este tema lo que de seguidas se transcribe: 

Jesús E. Cabrera, ha dicho:- 

“...Es la actividad de Registrador, cuando ab initio se otorga ante él un documento, la que más se compagina con las previsiones y efectos que los Arts. 1.357, 1.358, 1.359 y 1.360 cc (Sic) determinan para los instrumentos públicos. Por ello Brewer y Borjas, consideran que sólo es documento público negocial aquel que se otorga ab initio ante el Registrador, ya que en el se dan aproximadamente las fases señaladas y se cumplen los requisitos de estructura del documento público Notarial. No consideran instrumentos públicos a los documentos reconocidos o autenticados que se llevan a registrar, ya que en la formación de los mismos (contenido y percepción de la voluntad negocial bajo ciertos ritos), para nada ha intervenido un funcionario público, salvo en su trascripción en los Libros de Autenticaciones; y al no existir tal intervención, el instrumento sigue siendo privado aunque se registre, ya que el acto de registro en nada influye en el perfeccionamiento del negocio ni en la calidad del documento que lo recogió....” 

Dada, firmada y sellada en la Sala de Despacho de la Sala de Casación Civil, del Tribunal Supremo de Justicia, en Caracas, a los seis (06) días del mes de junio de dos mil dos. Años: 192º de la Independencia y 143º de la Federación. 

Exp. N° AA20-C-2000-000957